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[박기현] 숙박운영 지원 도구로서의 ‘IT’

관리자 |
등록
2018.11.01 |
조회
48
 

숙박운영 지원 도구로서의 ‘IT’ 

 



어떤 일을 수행하기 위해서는 필요한 도구들이 있다. 만족스러운 결과물을 얻기 위해서는 자시에게 필요한 도구를 선택하여 활용할 수 있어야 한다. 그렇다면, 숙박시설을 보다 효율적으로 운영하는데 필요한 도구들을 어떻게 사용해야 할까? 이번 칼럼을 함께 살펴보며 숙박운영의 효율성을 높이는데 도움이 되는 도구들에 대해 알아보자.                                                               <편집자 주>




운영 효율성을 높이는 도구의 목표와 활용


지금까지 본 칼럼을 통해 숙박업소와 관련된 다양한 정보기술(IT) 서비스에 대해 설명 드렸습


니다. 이러한 서비스나 시스템 또는 프로세스들은 결국 효율적 운영을 위한 도구로, 사업주를 


포함한 이용자 모두에게 편리성과 이익을 가져다주는 것을 목표로 하고 있습니다. 이번 호에


서는 이러한 도구의 목표와 활용 등에 대해 설명하고자 합니다.   


인간의 생명을 유지시키는 몸의 기관들은 매우 유용하고 과학적입니다. 우리의 눈은 그중에서


도 매우 중요한 역할을 담당하고 있습니다. 그러나 인간의 눈은 완벽하지 않습니다. 그림과 같


이 착시현상으로 인해 실제와 다르게 느끼게 되는 경우가 종종 발생합니다. 이러한 착시현상


을 확인하기 위해 우리는 도구를 이용하여 특정 사물이나 사실에 대해 정의를 내리곤 합니다. 

 


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사업 운영의 착시현상이나 건망증, 어려운 암기, 복잡한 산술적 계산 등을 가능하게 하는 도구

가 IT 시스템입니다. 여기에 운영이나 사업관리를 위한 절차가 포함된다면, 우리는 아침에 출

근해서 정해진 방식으로 한 가지씩 처리해 나가기만 하면 되는 것입니다. 이것을 ‘프로토콜 

(Protocol)’ 또는 ‘비즈니스프로세스(Biz. Process)’라고 말합니다.   


기업에서 BPR(Business Process ReEngineering, 업무재설계 등을 통한 경영효율 향상방법)이


나, ERP(Enterprise Resource Planning, 전사적 자원관리 통합시스템)를 도입하는 것은 업무규


정을 명확히 하고, 개별 업무처리를 위한 순서를 정하기 위함입니다. 이용자가 정해진 규정에


서 벗어나거나 업무처리 순서를 바꾸는 경우, 시스템이 올바른 방향을 알려주게 됩니다. 숙박


운영의 효율성을 높이기 위해서는 기업과 동일한 수준은 아니더라고 유사한 도구들이 이용되


어야 합니다. 그 활용 분야의 예를 일부 나열하면 아래와 같습니다. 


              -투숙 또는 퇴실 고객에 대한 데이터의 기록 및 검색

              -정산내역에 대한 당일, 당월, 연도별 집계

              -고객대상의 마케팅을 위한 기능(문자, 카톡, 이메일 등) 

              -시설 운영 정보의 기록 및 검색(온도, 도어열림, 도어키발행, POS판매 등)

              -외부 판매 채널을 통한 상품 판매 및 판매내역의 기록, 집계, 공유

              -업무처리 규정이나 당일 특이사항에 대한 직원 공지 및 교육 

              -각종 업무 처리 기능에 대한 통제 및 권한 부여




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숙박운영관련 IT 시스템의 활용성


다양한 업무 분야에서 효율적인 결과를 만들어내기 위해서는 규정과 순서가 정의되어야 합니


다. 그러나 사업주나 지배인이 계획한 좋은 규정과 처리 방법들이 현장에서 행해지지 않는다


면 손해를 볼 수도 있습니다. 금전적 손해, 고객과의 관계성 손실 등 많은 어려움이 생겨나게 


됩니다.  


아무리 좋은 사업 계획과 이행 전략을 수립했다하더라도 실무자에 의해 적용되지 않거나 심지


어 다른 방향으로 나아간다면 계획된 결과는 나오지 않습니다. 특히 대형 숙박업소와 달리, 직


원들의 근무기간이 상대적으로 짧거나 숙박운영 관련 교육량이 적은 비즈니스호텔이나 소형 


숙박업소는 규정과 처리절차를 교육하고 숙지하는데 매우 어려움을 가지고 있습니다. 


지속적인 교육을 한다하더라도, 실무자의 실수로 혼돈하여 다른 방식으로 업무를 처리한다면 


원했던 결과를 만들기가 쉽지 않을 것입니다. 더불어 악의적인 처리도 가능하다면 매우 큰 위


험이 내포되어있다고 볼 수 있습니다.  


숙박운영관련 IT 시스템들은 다음과 같은 과제를 해결하는데 도움을 주고 있습니다. 특히 신규


직원을 대상으로 규정 교육을 효율적으로 진행할 수 있습니다. 시스템에서 제공하는 화면 등


을 통해 정해진 업무를 처리하면 되고, 사업주나 지배인이 미리 정해놓은 규정만을 따르면 업


무 처리가 가능합니다. 


미리 정해놓은 객실료를 선택만하면 되는 것이 좋은 예입니다. 또한 직원들이 직접 확인할 수 


없는 객실도어 열림 상태 등을 실시간 또는 주기적으로 기록하여 필요시 검색이 가능하도록 


합니다. 도어락 발행 시스템과 숙박운영시스템 연동을 통해 입실 처리시 간단한 동작으로 객


실키의 발급도 가능합니다. 


이와 같이 IT 시스템들은 지배인, 프런트 실무자 등에게 부여된 업무 범위와 권한에 의해 각자 


정해진 업무를 처리하도록 지원합니다. 또한 권한을 보유한 관리자나 사업주는 개별직원의 업


무처리 내역과 더불어 종합적으로 집계된 자료를 해당 시스템으로부터 제공받아 사업적인 분


석 등에 활용하게 됩니다.



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 숙박운영관련 IT 시스템의 개요



예전엔 상품을 판매하기 위해서는 판매점을 내거나 특정공간에 진열대를 만들어야 했습니다. 


이제는 스마트폰만 있으면 온라인에서 상품 판매가 가능합니다. 이와 동일하게 숙박관련 시스


템들이 기업형 호텔이나 대형 숙박업소만을 위한 특별한 기능으로 생각되었던 시절이 있었습


니다. 지금은 소규모 숙박업소에서 제한된 자원을 가지고 가성비 높은 결과를 만들어 내기 위


해 반드시 필요한 기능으로 생각되고있습니다. 단, 해당 사업장의 규모나 특성, 인적구성 등을 


고려한 적절한 선택과 더불어 선택된 시스템들의 상호연동이 필요하며, 이를 통해 보다 효율


적인 관리와 편리한 사업운영이 가능해질 것입니다. 


편리한 사업운영이란 사업주나 운영자의 시간을 벌어주는 것입니다. 동일하게 반복되는 작업


을 자동화하고 지속적인 점검이나 교육이 필요한 사항을 지원함으로써 고객에게 집중할 수 있


는 시간을 만들어줌과 동시에 실수와 리스크도 줄이게 됩니다. 이러한 것들이 모여 여유 있는 


생활이 가능할 것입니다. 또한 변화하는 것들에 대한 대응이 가능합니다. 세법의 적용이나 트


랜드, 세로운 관리기법의 도입 등이 제공되는 시스템들에 의해 자동으로 업그레이드되어 서비


스되어집니다. 


시스템은 진화와 동시에 끊임없이 변화하고 있습니다. 유용한 숙박관련 솔루션과 시스템들의 


선택은 이러한 진화와 변화를 직접적으로 경험하게 해줄 것이며, 여기에 이용자의 의견을 반


영하는 기능의 추가도 가능합니다.


숙박운영시스템들은 다양한 기능으로 운영자와 고객들에게 혜택을 제공합니다. 특히 대형사


업장 대비 인적, 물적 구성이 상대적으로 부족한 소규모 사업장에서는 소규모 조직을 효율적


으로 관리하면서 수익을 창출하기 위한 필수적인 아이템이 된 것입니다. 


여기에 IT기술의 발전으로 인해 숙박운영시스템과 같은 일부 서비스들은 전산시설을 직접 구


축하지 않고도 동일한 기능의 이용이가능합니다. 이미 시중에는 소프트웨어 임대서비스(ASP, 


Application Software Provide) 방식의 다양한 제품들이 출시되어 있습니다. 하드웨어와 소프


트웨어로 구성된 적절한 솔루션의 선택을 통해 귀하의 사업장의 효율성이 향상되기를 기원합


니다.

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                                  박기현.gif
    박 기 현 대표

주식회사 루넷

TEL: 02-407-8640, www.roonets.co.kr

(현)창업.중소기업포털(Expertbank)IT기술상담위원

-연세대 MBA, 정보시스템감사사(CISA), 기업IT

 거버넌스전문가(CGEIT)

-동원엔터프라이즈, LG-CNS 근무, 루넷재팬 한국

 지사장 역임

-2000년 TBIS 객실인터넷 서비스 개발

-2008년 호텔운영시스템 소프트웨어 임대서비스 

 국내 최초 오픈

-2013년 호텔운영시스템 클라우드 웹서비스 국내 

 최초 오픈





 

※외부 필자의 원고는 본지의 편집 방향과 일치하지 않을 수 있습니다.

-이미지 출처 : 픽사베이(https://pixabay.com/)

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