숙박관련 솔루션 및 숙박운영시스템(PMS) 이해 2

다양한 유형의 숙박시설들이 생겨나고 있다. 이 가운데, 숙박시설을 효율적으로 운영하기 위해 필수적으로 요구되는 숙박운영시스템들과 관련 솔루션들의 기능이 점점 고도화되고 있다. 이에 따라 숙박사업자들은 자신이 운영하는 사업장 환경에 적합한 숙박운영시스템과 솔루션을 선택하는데 많은 어려움을 겪고 있다. 이러한 어려움을 해결하고 싶다면, 이번 칼럼을 자세히 살펴보길 바란다. <편집자 주>

숙박운영시스템의 기능

지난호에서는 숙박운영시스템의 어원과 운영목적, 호텔관련 솔루션간의 차이점 등에 대해 

기술했다. 이번호에서는 숙박운영시스템의 상세기능에 대한 이해를 바탕으로 호텔운영을 위한

업무기능과 개별 사업자의 환경에 맞는 최적화된 운영환경 구성에 대해 살펴보고자 한다.

숙박업소의 규모나 경영자의 운영방식, 고객유형, 부대업장의 유무 등에 따라 숙박업소 운영을

위한 업무기능의 범위와 전산화 대상이 차이를 가질 수 있다. 일반적으로 분류되는 숙박운영

시스템(PMS)의 프런트 오피스 기능은 아래와 같이 나열해 볼 수 있다. 

구분	상세기능
예약관리	예약등록, 예약검색, 개인예약/그룹예약, 예약확정, 예약로그, 룸변경, 컨펌레터, 인보이스, 문자/메일 보내기, 인터메모, 부가서비스, 트레이스북, 주변정보, 오토빌링, 취소/노쇼우관리, 대기예약, 예약통제, 오버부킹관리, 선수금관리, 가용객실, 일별판매가, 거래처별판매가 등
투숙관리	투숙예정리스트, 객실할당, 고객카드, 투숙처리, 기간연장, 일별금액, 부가서비스신청, 인하우스, 조식 식수인원 및 부가서비스 리스트, VOC관리, 객실업그레이드, 모닝콜, 게스트메시지, 조식쿠폰, 공지사항, 물품보관, 객실현황표, 객실상태표, 종합현황, 룸블럭차트, 간편체크인, 시간과금 등
정산관리	폴리오정산, 청구등록, 폴리오인쇄, 발란스관리, 지불처리(현금, 카드, 고객후불, 직원, 포인트, 선수금대체, 쿠폰, 페이드아웃, 환불 등), 폴리오인쇄, 청구분할, 자동빌이체, 청구이체, 금액이체, 지불이체, 대여품, 상품구매, 미니바정산, 퇴실처리, 재투숙, 청구리스트, 지불리스트, 상품판매목록, 매출조정표, 하우스계정, 정산계정, 할인현황, 정산요약표, 잔액집계표, 회계시스템연동 등
후불관리	후불리스트, 후불회수관리, 후불잔액, 후불상태표, 회수목록, 신용카드내역, 선수금목록 등
연회관리	이벤트리스트, 연회달력, 메뉴판매리스트, 연회장관리, 연회상품관리, 이벤트아이템관리, 이벤트오더, POS연동
업장관리	판매업장관리, 상품관리, 모바일주문 및 정산처리, 업장별 판매집계 등
하우스키핑	인하우스, 퇴실예정, 퇴실현황, 객실상태표, 객실상태등록, 담당자배정, 룸배정현황표, 분실물관리, 보관품관리, 고장객실관리, 고장이력, 객실메이드관리, 세탁물/임대목록, 미니바 항목 등
마감관리	마감점검표, 일마감, 마감리포크, 영업일조정, 매출회계연동 등
리포트	예약리포트, 매출리포트, 지불리포트, 일영업현황, 일매출실적, 거래처매출, 영업현황표, 영업통계, 영업보고서 등
집계분석	실매출분석, 객실가분석, 거래처분석, 판매집계, 예약보고서, 영업분석리포트, 일분석리포트, 계획대비 실적, 수익분석, 전년대비실적, 판매단가추천 등
사업계획	사업계획(업장, 객실, 마켓타입, 영업담당, 거래처 등)
분양관리	분양자리스트, 계약내역관리, 무료투숙이력, 잔여리스트, 월지급내역관리, 월지급/미지급 통계표 등
고객관리	고객프로파일, 거래처프로파일, 게스트통합, 연락처관리, 문자/이메일 발송 등
채널관리	판매채널관리, 코드맵핑, 상품맵핑, 거래처코드맵핑, 판매집계 및 분석, 일별 판매가/객실블럭 관리, 판매여부 및 성수기 관리, 일자 및 거래처 블록 기능(예약통제) 등
외부연동	외부예약수신, 수신로그관리, POS판매수신, 제품코드연동, POS후불처리, 객실관리연동(재실현황, 도어현황, 온도, DND, MUR, EMG 등), 전화교환기(과금처리 및 폴리오연계), 객실도어키시스템(카드키발행), 키오스크(상품제공, 결제 및 판매데이터 수신) 등
환경설정	호텔정보 설정, 예약규정관리, 이용직원관리, 권한관리, 부서코드, 직원공지사항, GM메시지, 호텔일정, 룸코드, 특색코드, 거래처가격설정, 일가격설정, 코드관리 등
지원센터	공지사항, FAQ, 온라인메뉴얼, 동영상메뉴얼, 문자발송포인트 충전, 포인트이력, 이벤트 등
다중호텔	2곳 이상 호텔 운영시 통합관리기능 및 권한관리, 호텔 이동, 통합가용객실, 통합리포트 등
내부관리	사내공지사항, 직원인사관리, 업무이력관리, 기안서관리, 전자결재, 개인일정관리, 근태/휴가관리, 근무표, 자료게시판, 자유게시판 등
시스템관리	다국어지원 (화면문구 및 메시지), 데이터의 백업 및 자료 엑셀 제공 등

이를 총체적으로 자산관리시스템(PMS, Property Management System)이라 한다. 앞서 나열한

업무기능들을 개별 사업장의 상황에 맞게 적절히 적용해야 효율적인 업무 처리가 가능하다.

최근 모바일의 대중화와 더불어 다양한 서비스들이 출시되면서 서비스간 시너지를 위한 협업

이 강화되고 있다. 이로 인해 숙박운영시스템의 외부 연동과 내부 제공 기능이 더욱 확대되고 

있는 실정이다.

현재 국내 숙박운영시스템은 환경설정이라는 시각에서 크게 2가지 유형으로 구분될 수 있다. 

하나는 특정 사업군에 최적화된 고정된 패키지 기능을 이용하는 것이며, 다른 하나는 위의 

언급된 PMS 기능이 대부분 제공되는 통합시스템을 이용하면서 개별 사업장의 특성에 맞도록

이용환경을 조정하는 방식이다. 판매 업장이 있는 경우에는 POS연동모듈을, 연회장이 있는 

경우에는 연회모듈을, 대실과 같은 시간 과금 상품이 있는 경우 시간별 차트를 적용하는 등 

사업장이 원하는 기능을 옵션으로 설치하여 숙박운영시스템을 이용하는 것이다. 이러한 기능

은 클라우드 형태의 패키지솔루션에서 제공되고 있으며, 개별 사업장에 적합한 형태로 조정이 

가능해 이용자들로부터 매우 좋은 평을 받고 있다.

특히 R사의 패키지솔루션은 금액 입력방식을 부가세제외 또는 부가세포함으로 설정하거나, 

고객카드의 이름부분 배경 문자이미지를 Sur/Given 혹은 Last/First 중에서 설정할 수 있다. 

또한 예약고객 이름의 기본 키보드 입력방식을 한글 혹은 영문으로 설정하는 등 총150여가지

의 선택 옵션을 제공함으로써, 빠른 시간내에 개별 숙박업소의 이용환경을 최적화한다.

기존 호텔내의 컴퓨터를 이용한 설치방식에서 클라우드　형태의 네트워크 서버 운영방식으로

전환되면서 ERP형태와 유사한 종합솔루션 패키지 방식의 숙박운영시스템이 확산되고 있다. 

이에 따라 앞으로 숙박운영시스템 기능은 더욱 고도화 될 것이며, 이용 편리성이 증대될 

것으로 기대된다.

 

사업장 유형에 따른 다양한 숙박운영 모듈의 탄생

숙박운영시스템이 포함하는 기능은 매우 다양하다. 이는 초기 숙박운영시스템이 탄생할 때 

특정 규모 이상 호텔의 전반적인 업무기능 전체를 대상으로 했기 때문이다. 숙박운영시스템은 

개별 부서의 업무를 프로세스화하여 데이터의 표준화와 공유를 통해 ▲고객에게 편안한 서비

스의 제공▲호텔 매출상승▲고정비를 포함하는 경비의 최적화▲운영에 대한 체계적인 관리와

경영 투명성 확보 등의 목표를 달성해왔다.

숙박업소의 운영 목표는 현재도 동일하게 유지되고 있다. 그러나 지난 10여년간 국내에는 

부티크호텔, 게스트하우스, 펜션, 에어비엔비, 한옥호텔 등 매우 다양한 형태의 숙박업소가 

탄생했다. 이로 인해 사업장별로 원하는 서비스의 형태나 기능이 매우 다르며 각각의 특성을 

가지게 되었다. 예약에 집중하거나 운영을 강조하는 사업장이 있고, 다수의 사업장에 대한 

동시운영에 관심을 가지는 프랜차이즈 숙박시설들도 생겨났다. 더불어 CMS를 통한 판매 혹은

온라인이나 SNS마케팅, 오프라인 판촉 등 마케팅 방식도 다양해졌다.

프랜차이즈 형태의 숙박시설은 파트너 모집을 위해 표준화된 사업운영 방식과 표준 시스템에 

대한 사양을 미리 준비하고 있다. 이는 영업과 운영 노하우를 바탕으로 최적의 운영환경을 

구성하여 사업주에게 최대의 이익을 제공하기 위함이다. 참고로 최적의 운영환경이란 판촉, 

마케팅, 관리기능을 포함한 홈페이지, 숙박운영시스템, 객실관리시스템, 도어락시스템, 객실내

TV 등을 이용한 컨시어지 서비스 등의 종합솔루션을 의미한다. 확장된 기능으로는 다이렉트

부킹이나 온/오프라인 채널을 이용한 판매망의 확대, 외부 전문 컨시어지 서비스와의 협력 

등이 포함될 수 있다. 사업주는 이와 같이 준비된 솔루션 패키지를 통해 업무기능의 안정성 

확보와 수익 향상이라는 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있을 것이다. 더 나아가 숙박시설을 

성공적으로 운영하기 위해서는 숙박운영시스템을 포함한 숙박관련 솔루션들의 특성과 차별성

을 이해하고, 이를 바탕으로 사업장에 적합한 서비스와 솔루션을 선택할 수 있는 혜안을 가져

야 한다.

한편, 현재 숙박운영시스템은 개별 사업장의 다양한 니즈를 파악하여 효과적인 솔루션을 제시

해야 하는 당면과제에 직면하고 있다. 이와 동시에 다양한 방식으로 서비스의 범위와 품질을 

긍정적인 방향으로 확대시키고 있다. 특히 숙박 관련 시스템들과의 콜라보레이션을 통해 보다 

진보된 서비스의 개발과 확산에 노력하고 있다. 끝으로 다음호에서는 숙박관련 솔루션 중 

사업장에서 가장 많이 이용하고 있는 객실관리시스템의 기능과 사양 등에 대해 설명할 예정

이다.