이것을 숙박운영시스템이라 부르며, 여러 회사가 국내 상황에 적합한 운영환경을 제공하고 있습니다. 숙박운영시스템의 기능은 사업장의 규모나 운영방식에 따라 호텔리어용 패키지와 일반 숙박운영 패키지로 구분할 수 있습니다. 이들 패키지의 차이점은 호텔리어용 전문 용어의 적용과 부대업장 매출 통합, 이벤트(연회)관리 모듈 존재 유무 정도입니다. 그 외의 기능은 동일하다고 볼 수 있습니다.

이렇듯 중소규모용 숙박운영시스템의 경우 통합적으로 일괄 제공되는 호텔전문 패키지보다 더 복잡한 업무 기능이 준비되어 있어야 하며, 준비된 기능 중에서 사업장에 적합한 옵션들을 모아서 서비스가 제공되어야 합니다. 또한, 중소규모 사업장의 특성으로 인해 발생하는 호텔교육 비전공자의 근무, 신규 직원의 충원에 따른 업무 공백 최소화, 직원에 대한 업무 운영 교육 등이 고려되어야 합니다. 이러한 이유로 호텔식 전문용어를 일반화된 문구로 변경하고 한글화된 패키지가 서비스되어야 하는 것입니다. 결국은 사업주 또는 담당 매니저의 운영 방식과 통제 코드를 기반으로 직원들의 효율적 업무 처리를 지원하는 기능이 제공되어야 합니다.

중소규모 호텔에서는 객실 내 제어용 객실관리시스템, 숙박운영시스템, 부대업장 POS 연동과 ‘체크인 키오스크’가 주로 이용되며, 최근에는 채널관리시스템(CMS)이 포함되어지고 있습니다. 객실관리시스템(RMS, Room Management System)은 전체 객실을 통신망으로 연결하고 객실 내에 전원제어 장비 등을 비치하여 객실 내 전원 제어와 재실관리 기능, 청소관리 기능을 제공하며, 결제 기능과 리포트 기능도 포함되어 있어, 소규모 호텔의 숙박관리와 정산 업무를 지원합니다. 객실관리 시스템에서 제공하는 기본 운영 기능 외에 사업장에서 필요한 대부분의 기능은 숙박운영시스템을 통해 제공됩니다.

고객 지원과 운영 업무를 위한, 예약기능, 선수금, 선지급, 청구(매출)관리, 지불방식 관리, 폴리오분할, 청구 및 지불 이체, 잔액 및 후불관리. 후불대체, 일마감, 투숙중 고객에 대한 컨시어지, 업장 부가서비스, 미니바, 대여품, 세탁, 클레임, 메시징, 오토빌링, 거래처 관리 및 예약 분석, 외부 예약데이터 수신, 다국어 지원, 2개 이상의 호텔에 대한 통합관리기능, 외부 시스템과의 데이티 연동 등이며, 호텔내에서 발생하는 다양한 케이스들을 대상으로 해당 사업장에 필요한 기능을 운영하고 해결하는 솔루션이 제공됩니다.

숙박운영시스템의 효율적 운영을 위해서는 매니저 모드와 스텝 모드에 대해 알아 둘 필요가 있습니다. 매니저 모드는 전체 시스템의 기능에 접근 가능하며, 스텝을 위한 업무 처리 환경을 구성하는 것을 의미합니다. 거래처, 예약구분 코드, 견적서, 컨펌레터, 투숙카드 양식의 확정, 가격 타입의 설정, 가격타입별 판매금액의 설정, 부가서비스 코드 및 단가 설정, 스텝별 이용권한의 부여 등 입니다. 직원들이 처리하는, 예약, 투숙결제, 정산, 고객지원 업무를 위한 환경과 통제 코드를 설정하는 것이며, 이렇게 설정된 코드를 기반으로 예약이나 프론트 담당자는 빠르고 실수 없는 업무처리가 가능해집니다. 직원들이 처리하는 다양한 업무 중 몇 가지 예를 들어보겠습니다.

 

- 5초 체크인 : 투숙객 내방시 5초안에 카드결제와 체크인 업무를 행하는 것.
공실 선택 (0.5초), 고객명 입력 및 가격타입(평일, 휴일) 선택, 투숙버튼 클릭(2초),
결제 버튼 클릭, 카드리딩 버튼 클릭(1초), 결제기에 신용카드 넣고 버튼 클릭(1.5초)
결제 영수증 발급 및 투숙처리 완료 (POS형태 화면 교육시간 10분)
- 가격 타입 설정 : 5초 내에서 투숙처리를 위해서는 매니저의 가격코드 설정이 선행되어야 가능합니다. 주중, 주말, 휴일 구분 및 일자별 판매 단가 설정
- 견적서, 컨펌레터, 투숙카드: 예약번호 화면에 띄우고 버튼을 통해 즉시 인쇄, 이메일, 문자, 팩스 전송 기능 제공
- 보고서 : 일영업현황, 영업보고서 화면 등에서 필요한 리포트 즉시 인쇄
- CMS 이용시 : 채널을 통해 예약되는 고객 데이터에 대한 자동 수신 및 예약시스템 반영

위의 예와 같이 사업주나 매니저의 운영 정책을 바탕으로 직원들의 효율적 업무처리가 가능해집니다. 특히 비전공자, 신입 사원, 아르바이트 대상의 간단한 교육을 통해 원하는 사업 운영이 가능해지도록 숙박운영시스템 제공자의 다각적인 노력이 필요한 것입니다.

다각적인 노력이란, 한글화, 스텝 모드 화면의 단순화, 온·오프라인 교육 자료, 이미지나 버튼의 시각화를 통한 인식도 향상, 팝업 등을 통한 주요사항의 주기적 알림, 카톡 등의 메시지를 통한 공지 등입니다.

숙박운영시스템을 포함한 전산시스템의 첫 번째 장점은 동일한 자료는 한 번만 입력하면 모두 연결되어 이용되어진다는 것입니다. 특히 소규모 사업장의 경우, 예약 자료를 엑셀이나 예약노트에 관리하고 있다면, 동일한 고객에 대한 자료를 여러 곳에 따로 입력하는 경우가 생길 수 있습니다. 이러한 중복 작업을 제거하고 전산화된 자료 보관을 통해 고객에 대한 영속성을 확보하는 것은 고객관리의 기본적인 요소이며, 직원들의 업무 효율성을 향상 시킬 수 있을 것입니다.

사업주 입장에서 더욱 중요한 것은, 사업의 확장 등으로 인해 일시적으로 발생할 수 있는 해당 사업장 관리 부재, 직원의 잦은 교체 등이 발생하더라도 원하는 운영방식을 지속시킬 수 있다는 점입니다. 이는 대기업 등에서 ERP시스템을 도입하는 이유와 동일한 것입니다. 여러분의 사업장에도 원하는 업무 규정을 정하고 이를 시스템을 통해 운영한다면 보다 효과적인 사업 운영이 진행 될 것입니다.

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박기현 대표 / 주식회사 루넷
TEL:　02-407-8640 www.roonets.co.kr
(현) 창업.중소기업포털(Expertbank) IT기술상담위원
연세대 MBA, 서울공대 FIP 수료
정보시스템감사사(CISA), 기업 IT거버넌스전문가(CGEIT)
동원엔터프라이즈, LG-CNS 근무
2008년 호텔운영시스템 소프트웨어 임대서비스 국내 최초 오픈
2013년 호텔운영시스템 클라우드 웹서비스 국내 최초 오픈

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