이용 회사의 특성과 IT를 중심으로 필요한 시스템을 구축하여 이용하는 방식이라 할 수 있습니다. 계약에 의해 외부에 IT 부서나 시설을 보유하는 개념입니다. 2010년을 넘어서면서, 인터넷 속도의 발달 및 스마트폰의 보급과 더불어 IT와 소프트웨어를 통한 생산성 향상에 대한 관심이 높아지면서, 중소기업이나 소규모 사업장에서도 다양한 형태의 소프트웨어에 대한 니즈가 높아졌습니다. 이 시점에 등장한 것이 사스(SaaS, Software as a Service)입니다.
임대방식이라는 면에서는 유사하지만, 클라우드 컴퓨팅을 기반으로, 소프트웨어를 임대하여 이용하고 이용량만큼의 비용을 지불하는 것이 핵심입니다. 특히 다양한 옵션이나 메뉴를 보유한 패키지를 제공함으로써, 이용자가 자신의 환경에 맞춰서 이용할 수 있는 장점을 가지고 있습니다. 소프트웨어를 서비스 상품의 시각에서 제공하는 시대가 된 것입니다.
마지막, PaaS(Platform as a Service)는 서비스로서의 플랫폼을 의미합니다. 시스템이나 소프트웨어 서비스를 개발할 때 필요한 플랫폼을 제공하는 것으로 요약 설명할 수 있으며, 주로 소프트웨어 개발자나 IT업체 대상의 서비스로 이루어집니다. 사업장에서 발생하는 다양한 업무를 처리하기 위해서는 효과적으로 운영할 수 있는 소프트웨어가 필요합니다. 가장 친밀하게 접하는 것으로는, 이메일이나 MS워드, 아래한글과 같은 문서작성기, 일정관리 및 업무결재용 그룹웨어, 인사급여, 경리회계 소프트웨어 등이 있습니다.
다양한 방식의 임대형 소프트웨어는 보통 이용자수나 이용공간의 크기 등으로 이용료가 정해집니다. 다양한 옵션 기능의 이용가능 여부, 개인을 위한 전용 서비스 또는 24시간 서비스 보장 여부에 따라 이용료가 변경되기도 합니다. 이렇듯, 서비스 내용에 따라 사용료가 변하는 것을 SLA(Service Level Agreement, 서비스등급계약)라 합니다. 휴대폰의 사용 데이터량에 따라 월이용료가 정해지거나 분실보험 가입으로 월이용료가 상승하는 것과 유사한 계약 방식입니다.
호텔이나 소규모 숙박시설에서는 앞서 언급한 이메일이나 워드 등의 소프트웨어 외에도 사업장 운영을 위한 다양한 운영관련 소프트웨어가 이용되고 있습니다. 기본적으로는 호텔운영시스템, 채널판매시스템이 대상이며, 사업장의 운영방침에 따라 다이렉트 부킹과 온라인 결제를 포함하여 고객관리나 마케팅, 분석관련 소프트웨어의 이용이 필요할 것입니다. 이러한 소프트웨어 중 SaaS 기반으로 제공되는 서비스의 장점은 패키지에서 주어지는 다양한 옵션을 조합하여 이용환경을 이용자가 직접 정할 수 있다는 것입니다.
SaaS 서비스의 이용은 간단한 오프라인 계약을 통하거나 이용자가 온라인 가입 후 직접 환경설정을 하면서 이용을 시작할 수 있습니다. 회원 가입 후 발급받은 권한 내에서 사용자 수나 원하는 기능 이용여부를 설정하고 서비스를 이용하는 방식입니다. 이용시작이 간편하다보니 이용중단 또한 매우 쉽습니다.
이용자는 보유한 시설이나 장비가 없으므로, 계약에 정해진 규정에 따라 계약 종료 절차를 따르면, 즉시 이용을 종료 할 수 있습니다. 이용 중에도 예약발생시 운영자가 받는 알림이나 고객에게 보내는 문자의 이용도 기능 설정에 의해 이루어집니다. 문자전송을 설정하고 통신비용을 충전하면 예약 알림이나 감사문자 등을 보낼 수 있게 됩니다. 쇼핑몰에 입점해서 상품을 올리고 포털을 통해 판매하거나 네이버 예약서비스 기능을 이용하는 것과 동일한 방식입니다.
클라우드 컴퓨팅이 확산되고 SaaS 개념이 정착되면서 이용자는 자신이 원하는 수준의 서비스를 제공받고 서비스 등급에 맞는 비용만을 지불하는 방식으로 변경되고 있습니다. 객실수에 비례하는 시스템 사용량과 데이터 저장 공간, 이용하는 기능이나 연동시스템의 수 등을 고려하여 비용을 지불하면 되는 것입니다. 대표자가 직접 운영하거나 장기 근속자가 많은 사업장의 경우, 이용법 교육 요청이나 문의가 적을 수 있고, 반대로 근무자가 바뀌어 교육이나 문의가 증가하는 시기 등을 고려하여 이용요금이 책정될 수 도 있습니다. 소프트웨어의 직접 사용과 더불어 운영지원을 위한 서비스도 서비스등급을 결정하는 주요한 요소입니다. 서비스 등급에 따라 이용요금을 정하는 것은 쉬운 일은 아니나 필요한 서비스에만 비용을 지출하는 것을 목표로 하여 이용자와 공급자가 상호 인정하는 계약 등급을 정하려는 노력이 중요하다고 봅니다.
이를 통해 보다 효율적이고 객관적인 임대 서비스의 정착이 가능할 것으로 생각됩니다. 임대서비스 이용료의 책정에는 다음 사항이 고려되어야 합니다.
1. 객실수에 따른 서비스 이용량 : 예약등록, 체크인, 정산 등의 처리 회수나 주이용 시간대
2. 처리량, 이용기간에 따른 컴퓨터 자원 사용량(데이터용량)
3. 옵션 기능의 사용 여부 : 온라인결제, 다양한 지불방식 이용, 후불관리, 연회관리, 하우스키핑, 업장 포스(POS) 등의 옵션 사용여부
4. 타 시스템과의 연동 범위 : 객실관리연동, 채널관리연동, 도어락연동 등
5. 모바일 접속 가능여부 및 교육 요청 회수나 문의 횟수 등
위 항목 외에도 개별 사업장의 다양한 운영방식을 고려하면 매우 다채로운 형태의 임대료 산정 방식이 필요할 것입니다. 이제 사업장 운영을 위한 소프트웨어의 이용은, 전산시설과 장비를 준비하고 복잡한 계약을 진행하는 방식에서 벗어나고 있습니다. 사업장의 효율적 운영을 위해 제공되는 다양한 형태의 소프트웨어를 검토하고 적절한 시도를 통해 운영효율 향상을 위한 최적의 방법을 찾아내는 시도가 중요합니다. SaaS, 소프트웨어 임대서비스는 여러분 사업장에서 다양한 시도와 최적의 운영 효율성을 확보하는데 도움이 될 것입니다.
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박기현 대표 / 주식회사 루넷
TEL: 02-407-8640 www.roonets.co.kr
(현) 창업·중소기업포털(Expertbank) IT기술상담위원
연세대 경영대학원, 정보시스템감사사(CISA),
IT거버넌스전문가(CGEIT)
동원엔터프라이즈, LG-CNS 근무, 루넷재팬 한국지사장 역임
2008년 호텔운영시스템 소프트웨어 임대서비스 국내 최초 오픈
2013년 호텔운영시스템 클라우드 웹서비스 국내 최초 오픈
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