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[박기현] 객실관리시스템의 이해 2
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객실관리시스템의 이해 2 최근 숙박시설 경영자들은 여러 가지 환경요인들로 인해 효율적으로 사업장을 운영하기 위한 방안을 모색하고 있다. 최소의 비용으로 보다 간편하고 체계적으로 호텔을 경영할 수 있는 최적의 솔루션이 어느 때 보다 필요한 시기이기 때문이다. 이번 칼럼을 함께 살펴보며 숙박사업자들이 자신의 사업장에 맞는 숙박관련 솔루션과 시스템을 구축하기 위해 필수적으로 이해해야 하는 부분은 무엇인지 알아보자. <편집자 주> 객실관리시스템의 확장성 지난 호에서는 객실관리시스템의 기본 기능과 하드웨어적인 면에 대해 살펴보았다. 이번 호에 서는 객실관리시스템의 확장성과 관리기능, 소프트웨어적인 면에 대해 설명하고자 한다. 객실 관리시스템의 확장은 호텔운영시스템과 매우 밀접한 관계를 가지고 있으며, 이미 많은 통합 운영 서비스들이 구축되어 제공되고 있다. 예약, 판촉, 투숙관리 등의 운영업무를 담당하는 호텔운영시스템과 객실내 설비에 대한 제어와 하우스키핑 영역을 담당하는 객실관리시스템이 상호 연동되어 서비스를 제공한다. 초기 객실관리시스템은 사업장내의 물리적인 통제와 기계적 운영 기능을 제공했다. 현재도 객실내의 상황과 청소상태 등을 관리하고 고객들에게 편리성을 제공함과 동시에 사업장의 에너지 절감에 일익을 담당하고 있다. 여기서 관심을 가져야 할 부분은 관리기능 운영을 위해 사업장내 네트워크 구조가 구성되어졌 다는 점이다. 이와 같이 구성된 네트워크를 통해 사업장내의 모든 장비는 연결되며, 이를 활용 한 다양한 서비스와 기능의 적용이 가능해진다. 키텍을 이용한 재실 정보관리와 도어의 열림상태감지, 객실내 냉난방기의 제어와 같은 기본적 인 기능 외에도 도어락과의 물리적인 연동을 통한 원격도어열림제어, 객실내에 비치된 휴대폰 혹은 태블릿을 이용한 시설제어가 가능하다. 휴대용 장비가 와이파이 네트워크를 통해 객실내 의 처리장치(RCU: 객실에 설치되는 컨트롤박스)에 전달되고, RCU를 통해 개별 장비의 제어가 가능해진 것이다. 그 외에도 호텔 이용객들이 휴대폰으로 객실에 설치된 QR코드를 인식하여 특정 웹페이지로 접근하면, 휴대폰에 표시되는 화면을 통해 객실의 환경을 제어할 수 있는 기능도 현실화되어 있는 상태다. 이와 같이 다양한 장비와 연결을 통해 보다 편리한 환경을 제공하는 것이 가능한 시대다.
 ▲ QR코드 인식을 통한 객실 환경 제어
아래의 태블릿 사진은 객실관리 시스템과 호텔운영 시스템의 협업을 통해서 만들어진 ‘컨시어 지 서비스’이다. 이미지와 같은 태블릿을 통해 사업장의 안내와 정산내역 조회, 개별 정산 등이 가능하며, 우측 영역의 버튼을 통해 객실내의 조명, 온도, 커튼 등의 조작이 가능하다. 또한 이용자는 비치된 태블릿을 이용하여 인터넷 검색이나 문서작성, 메일발송 등이 가능하다. 이는 전화기능과 콘텐츠를 포함한 컨시어지 서비스를 제공하는 ‘핸디 서비스’를 사업장 자체적으로 구축하는 것과 동일한 효과를 가져다준다. 현재 핸디 서비스 대비 제공되는 콘텐츠가 상대적으 로 적으나, 관련 업체의 지속적 협업을 통해 앞으로 이용자에게 제공되는 콘텐츠가 다양화되고 객실 혹은 사업장내에서의 각종 제어 및 서비스 요청 등이 가능해질 것으로 예상된다.  ▲ 객실에 설치되어 있는 태블릿 화면(예시) 호텔 관련 솔루션과의 연동을 통한 서비스 확대 사업 환경의 악화로 인해 고정비에 대해 부담을 안고 있는 숙박사업자들은 인건비 절감을 위 한 여러 가지 방안을 모색하고 있다. 이 부분에도 객실관리시스템의 자동화와 운영시스템 등 과의 협업이 많은 기여를 할 수 있을 것으로 기대한다. 단순한 기능은 기계와 시스템이 처리하고, 직원들은 보다 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 해야 한다. 구체적으로 직원들은 OTA 예약 검색 및 블록조정 업무, 예약된 내역에 대한 수작업 등록, 매출 및 예약정보에 대한 집계나 분석 등을 수행해야 할 것이며, 이용자가 많아지는 집중 시간대의 업무 처리를 위한 키오스크의 설치가 고려되어야 할 것이다. 이미 많은 사업장에 키 오스크 등의 업무 지원 장비가 설치되어 고객들에게 편리성을 제공하고 있다. 더불어 직원들의 단순 업무를 조금이나마 줄이고 심야 시간대의 사업장내 관리를 효율적으로 하고 있다. 객실내 태블릿 혹은 사업장내 설치되어 있는 키오스크와 같은 장비를 활용한 서비스는 다음과 같은 요소로 구분 될 수 있다.
위와 같은 부가장비를 효율적으로 운용하기 위해서는 객실관리시스템과 호텔운영시스템의 적절한 협업이 필요하다. 이는 콘텐츠를 제공하는 관리기능과 개별 객실에 대한 판매관리, 재고관리 기능 등이 통합적으로 운영되어야 함을 의미 한다. 물론 객실내 시설에 대한 제어를 위해서는 RCU를 통한 물리적인 연결이 필수다. 예약 없이 바로 현장에 방문하는 워크인(walk-in) 고객 정보, 객실예약정보, 사업장내의 키오스 크를 통해 판매되는 객실정보 등은 실시간으로 집계되어 운영자에게 전달되어야 한다. 이때 키오스크를 활용하면 객실 판매 외에도 주변 관광지나 문화공연 입장권의 판매가 이루어질 수 있고, 사업장을 안내하는 DID(디지털 정보 디스플레이)를 대체하는 효과를 기대할 수 있다. 이와 더불어 광고 매체로서 사업장을 보다 활성화 시킬 수 있을 것으로 전망된다. 휴대폰이나 SNS를 통해 일반화된 각종 포인트를 이용하여 객실을 구매하거나 부가서비스를 이용하는 것이 가능해지면, 다양한 세대의 이용자가 머무르는 공간이 자연스럽게 형성된다. 또한 사업장은 고객을 대상으로 하는 다양한 채널의 홍보 마케팅 툴을 가지게 된다. 지난 호에서 언급한 바와 같이, 현재 객실관리시스템의 기능 확장을 통해 다양한 서비스가 개 발되어 제공되고 있다. 더불어 호텔운영시스템 혹은 호텔관련 시스템과의 연동을 통해 서비스 영역이 확장되고 있다. 객실관리시스템의 서비스 확장과 외부 연동의 효율성을 위해 기존의 사 업장내 컴퓨터에 소프트웨어를 설치하는 방식에서 IDC(Internet Data Center)를 이용하여 인터 넷상에서 데이터를 관리하는 방식으로 변경되고 있다. 이러한 전환은 객실관리시스템의 확장 성이 포함되고 있음을 나타내는 것이며, 보다 다양한 서비스의 제공이나 연동이 가능하게 된 것을 뜻한다. 이러한 전산화 서비스를 통해 운영의 효율성이 향상될 것이며, 부가적으로 투명한 운영 환경 이 만들어지리라 생각된다. 투숙 고객의 정보에 대한 효과적 관리와 더불어 수입과 지출이 투명해지고 향후 마케팅을 위한 체계적인 관리가 진행된다면, 수익성은 긍정적으로 발전하게 될 것이다. 여기서 전산화란, 정확한 데이터를 기반으로 수치를 보여주고 앞으로 나아갈 방향 을 알려주는 척도를 만드는 일이다. 부가적으로 데이터 분석을 통한 수익률 관리는 사업주에게 사업에 대한 확신과 실질적인 이익을 가져다 줄 것이다. 본 칼럼을 통해 이야기하고 싶은 것은 호텔 관련 솔루션들이 각각 서로의 기능만을 하는 것이 아니라 상호 유기적으로 연동되어 있음을 알리는 것이다. 하드웨어와 소프트웨어, 업무기능과 고객간 상호 협조적 관계를 가지고 다양한 사회활동이 일어나고 있으며, 이를 효율적으로 관리 하고 운용하기 위해 개별 서비스들이 행해지고 있는 것이다. 최근에는 모바일을 통한 전산화가 일반화되면서 사업장내 업무 지원 기능으로 CMS(채널매니지먼트) 기능이 많이 이용되고 있다. 끝으로 다음 호에는 영업팀, 판촉팀의 손발 역할을 하고 있는 CMS에 대해 알아보는 시간을 가져보고자 한다.
 박 기 현 대표
주식회사 루넷 TEL: 02-407-8640, www.roonets.co.kr (현)창업.중소기업포털(Expertbank) IT기술상담위원 -연세대 MBA, 정보시스템감사사(CISA), 기업IT 거버넌스전문가(CGEIT) -동원엔터프라이즈, LG-CNS 근무, 루넷재팬 한국 지사장 역임 -2000년 TBIS 객실인터넷 서비스 개발 -2008년 호텔운영시스템 소프트웨어 임대서비스 국내 최초 오픈 -2013년 호텔운영시스템 클라우드 웹서비스 국내 최초 오픈 ■ 연재순서
※외부 필자의 원고는 본지의 편집 방향과 일치하지 않을 수 있습니다. <출처 : 월간 숙박매거진> |
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