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[박기현] 객실관리시스템의 이해
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객실관리시스템의 이해 숙박사업자들은 보다 효과적이고 효율적으로 사업장을 운영하기 위한 고민을 끊임없이 하고 있다. 이들에게 최적화된 솔루션을 제공하기 위해 국내 객실관리시스템 전문 업체들이 존재한다. 수많은 객실관리시스템들 중에서 자신의 사업장에 꼭 알맞은 제품을 찾기 위해서는 객실관리시스템을 이해하는 것이 먼저이다. 이번 칼럼을 살펴보며 객실관리시스템을 한층 더 이해해보는 시간을 가져보자. <편집자 주> 인간의 혈관, ‘객실관리시스템’ 숙박업소를 효율적으로 운영하기 위해서는 다양한 분야의 업무 기능과 운영시스템이 필요하 다. 그 중 많은 숙박업소가 이용하고 있는 객실관리시스템에 대해 설명하고자 한다. 객실관리 시스템((Guest)Room Management System)은 객실에 대한 효율적인 관리를 목표로 한다. ▲에너지 절감▲편리한 서비스 제공▲효율적인 객실 운용▲업무효율 향상이 주요 기능이며, 기본 기능 외에 결제나 리포트 제공 등의 일반기능이 포함되어 제공되고 있다. 구체적으로 제공되는 기능은 아래와 같이 정리해 볼 수 있다.
객실관리시스템은 객실내의 장비와 숙박업소내의 컴퓨터에 설치된 소프트웨어가 동일 네트워 크에서 연결되어 기능을 처리하고 있다. 객실내 또는 객실과 프런트간의 통신을 통해 숙박업소 내에서의 모든 물리적인 처리들을 관리하고 기록하는 것이다. 몇년전부터 인터넷에 위치한 소프트웨어를 이용하여 데이터를 관리하는 방식도 제공되고 있다. 숙박업소 내에서 객실관리시스템은 인간의 혈관과 같은 역할을 한다. 개별 장소에서 발생하는 모든 데이터를 중앙으로 전달하고 중앙의 통제 기능을 각각의 노드에 전달하여 장비를 제어한 다. RS485통신선이나 UTP케이블, HIV케이블 등이 이러한 혈관의 역할을 제공하고 있다. 이러 한 케이블들은 객실내에 설치된 RCU(Room Control Unit)라고 불리는 중앙통제용 매립박스를 통해 운용된다. RCU는 객실관리를 위한 각종 시설 및 장비에 대한 연결 역할과 더불어 ▲테블 릿 등을 이용한 객실내 장비 제어▲객실내 비치된 테블릿을 이용한 컨시어지 서비스를 위한 통신망 제공▲객실내 설치된 QR코드 디스플레이를 이용한 투숙객 휴대폰에서의 객실내 장비 제어 등 타 시스템 혹은 서비스와의 연동 기능을 함께 담당한다. 24시간 실시간으로 운영되는 기능들은 고객에게 편리성을 주는 것과 동시에 고객의 안전을 지키고 운영 투명성도 제공하고 있다. 특히 보안카메라와 연동되는 출입이력 관리는 불미스러 운 일들을 미연에 방지한다. 숙박업소에서는 개별 사업장의 특성이나 예산, 서비스 기능 등을 고려하여 적합한 제품을 선정해야 하며 기본적인 객실내 설치 제품은 아래와 같다.
  ▲ 객실관리구성도와 객실구성도
  ▲ 객실관리화면 예시
디자인, 편리성, 확장성, 설치 객실수 등에 따라 다양한 기능과 가격대의 제품이 출시되어 있다. 디자인면에서는 유럽형과 국내형으로 구분되며, 비용은 설치비와 월유지보수 비용으로 구분된 다. 프렌차이즈 브랜드에서는 사업장 특성별 제품군을 적합한 비용으로 표준화하여 가입자에 게 제공하고 있다. 사업자는 개별 사업장의 특성에 따라 적합한 시스템을 선정해야하며, 반드 시 고려해야 할 항목은 ▲제공되는 자체 기능의 범위▲원하는 추가기능의 확장성▲도어락시 스템 연동▲숙박운영시스템 연동▲포인트 관리 기능▲주차시스템 연계▲예약기능 연계▲데이 터와 시스템 백업▲유지보수의 안정성 등이 될 것이다.
객실관리시스템의 실질적인 활용 객실관리시스템은 객실내에 설치되는 장비와 네트워크와 같은 물리적인 제품 외에도 운영지 원을 위한 일반적인 운영업무 기능을 제공한다. 1990년대 이전에는 특급호텔에서만 이용하는 외산 제품이 대부분이었으나, 90년대 초반부터 국내 기업들이 생겨나면서 한국 실정에 적합한 제품들이 생겨났다. 이후 소규모 숙박업소용 패키지가 보급되면서 숙박업소 운영을 위한 필수 아이템이 되었다. 2010년 이후부터는 단순 기계적인 서비스 제공에서 벗어나면서 다양한 기능 을 제공하게 된 것이다. 숙박업소 운영 편리성 측면에서 살펴보면, 숙박업소 근무자는 프런트에서 운영하는 객실관리 소프트웨어를 통해 모든 데이터를 확인하고 개별 장비를 제어하는 명령의 전달이 가능하다. 가장 많이 이용하는 객실현황 화면에서는 모든 객실의 재실여부, 청소여부, 투숙고객 외출여부 등이 실시간으로 표시되며, 근무자는 전 객실의 현황을 파악할 수 있다. 또한 개별 객실에 대한 난방, 조명제어 또는 다수 객실에 대한 일괄 제어 기능이 가능할 뿐만 아니라, 고객 재실시, 외출시, 퇴실시에 대한 자동온도조절 기능을 설정할 수 있다. 근무자는 제공되는 화면을 통해 투숙객에 대한 현황파악과 더불어 객실료 결제와 체크인, 체크 아웃, 청소관리 기능 등을 수행하며 숙박운영의 기본적인 업무를 처리한다. 추가적으로 일마 감, 월마감 등이 제공되면서 정산, 집계도 손쉽게 할 수 있다. 이외에도 단골손님에 대한 특별 관리기능이나, 포인트의 적립, 이용 기능도 제공되며 지속적으로 다양한 기능이 추가된다. 전문적인 숙박운영시스템(PMS)을 이용하는 사업장에는 데이터에 대한 실시간 연동기능이 제공된다. 통합운영을 위해 모든 데이터를 PMS에 전달하는 것이다. 재실 및 출입현황, 객실 온도 등의 객실관리시스템 정보는 실시간으로 PMS로 전달되고, 이러한 데이터는 PMS내의 ‘인디케이터’라고 불리는 객실현황판을 통해 이용자에게 제공된다. PMS의 객실현황판에는 객실관리시스템에서 전달된 정보와 자체적으로 입력하거나 CMS 등의 타 시스템 등을 통해 취합된 정보를 활용한 고객 상세정보, 거래처 정보, 일 청구 금액 및 지불 금, 고객 미수금, 메모, 모닝콜, 기타 관리사항 등이 종합적으로 표시된다. 일부 PMS는 연동되 는 객실관리시스템의 화면과 유사한 이미지나 색상으로 표시되는 화면을 제공함으로써 2개 시스템의 시각적 차이를 최소화하여 업무 효율성을 높이고 있다. 국내에서는 369시스템, 가람 정보시스템, 더엠알네트웍스, 라코스, 리온, 마이크로닉, 삼지테크, 승은이엔티, 씨리얼, 엠지엠 테크, 우연, 윈정보, 이에스텍, 제이앤디(가나다 순) 등이 다양한 서비스를 제공 중이다. 한편, 숙박업소의 운영효율 향상을 위해 도어락시스템과 무인시스템과의 연동이 강화되고 있 다. 투숙객들에게 모바일 키를 제공하거나 무인체크인 혹은 드라이빙 체크인 기능 등을 기반으 로 편리한 환경을 제공하는 것이다. 이는 숙박업소 운영효율을 높임과 동시에 인건비에 대한 부담을 줄일 수 있는 방법이기도 하다. 또한 PMS와의 연계 항목을 증대함으로써, 객실관리시 스템에서 발생되는 데이터를 효과적으로 사업에 이용할 수 있게 하는 것이다. 출입시간분석, 온도설정분석 등을 통해 고객의 특성을 파악하거나, 모닝콜시의 자동 커튼 열기 등의 편리성 제공, 출입, 보안카메라 등을 연계한 경영투명성 강화 등이 그 예가 될 수 있다. 객실관리시스템은 초기 객실내의 단순 시설에 대한 효과적인 통제만을 목적으로 하였으나, 시간이 흐르면서 연동기능의 강화와 더불어 사업장의 효율성을 높이기 위한 일반적인 관리기 능으로 확장되었다. 또한 IoT의 발전과 더불어 객실 내외적으로 다양한 기기와의 연계를 통해 많은 가치를 생성해나가고 있다. 향후 고객이 보유한 모바일 기기와의 관계성 확장이나 위에 언급한 모바일 도어락, 무인시스템 과의 연동 강화 등을 통해 보다 많은 시너지를 창출할 수 있을 것이다. 숙박업소 운영자는 효율적인 숙박운영을 위한 다양한 IT서비스와 기능들에 대해 검토하여 사업장에 적합한 솔루 션을 찾을 수 있기를 기대한다.  박 기 현 대표
주식회사 루넷 TEL: 02-407-8640, www.roonets.co.kr (현)창업.중소기업포털(Expertbank) IT기술상담위원 -연세대 MBA, 정보시스템감사사(CISA), 기업IT 거버넌스전문가(CGEIT) -동원엔터프라이즈, LG-CNS 근무, 루넷재팬 한국 지사장 역임 -2000년 TBIS 객실인터넷 서비스 개발 -2008년 호텔운영시스템 소프트웨어 임대서비스 국내 최초 오픈 -2013년 호텔운영시스템 클라우드 웹서비스 국내 최초 오픈 ※외부 필자의 원고는 본지의 편집 방향과 일치하지 않을 수 있습니다. <출처 : 월간 숙박매거진> ■ 연재순서
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